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Saint-Gilles veut devenir une commune sans papier à partir de l’année prochaine

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La commune bruxelloise de Saint-Gilles a jeté les bases d’une administration locale sans papier qu’elle ambitionne de concrétiser en 2018. Le collège échevinal a adopté à cet effet un plan d’action pour la simplification administrative auquel le conseil communal se prépare à réserver jeudi soir un sort qui ne fait que peu de doute.

La commune de Saint-Gilles compte parmi les premières communes de la capitale à vouloir fonctionner exclusivement en numérique, a-t-elle indiqué jeudi, par voie de communiqué. Parmi différentes mesures déjà engagées, Saint-Gilles a notamment entamé la numérisation des courriers, documents et factures sous format papier et électronique. Son administration traite jusqu’ici 63.000 courriers entrants chaque année. Il en résulte une multitude de copies en interne, sans parler des informations numériques de plus en plus abondantes que l’administration doit traiter et qui jouent sur la capacité du serveur.

L’opération de dématérialisation et de gestion numérique des échanges de courrier ainsi que des documents papier et électronique a démarré en janvier dernier. À terme, tout courrier, document ou facture reçu(e) par la commune sera scanné(e), pour être distribué(e) et traité(e) exclusivement par voie numérique. Idem pour les courriels entrants.

Viendra ensuite la numérisation de tous les formulaires de demande possibles, du traitement des bons de commande et du processus de facturation. Au final, le projet de modernisation permettra également de disposer d’archives totalement numérisées et de données ouvertes, si l’on en croit l’échevin en charge de l’informatique, de la simplification administrative, et du développement durable Willem Stevens. Outre un premier investissement dans un logiciel spécialisé et l’aménagement d’une « scanroom », le projet de modernisation prévoit aussi une assistance spécifique et des formations du personnel.

Le projet entre dans le cadre du plan d’action de simplification administrative 2017-2022 approuvé par la commune. Celui-ci s’appuie sur les objectifs visés par le plan de simplification administrative 2015-2020 de la Région bruxelloise porté par la secrétaire d’Etat Fadila Laanan. (Belga)

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